Konferansen blir arrangert i et samarbeid mellom Sjøfartsdirektoratet, Sjømannsforbundet, Sjøoffiserforbundet, Maskinistforbundet, Kystrederiene, Rederiforbundet, NHO Sjøfart, Fiskarlaget og SAFE, og er den første nasjonale verneombudskonferansen.
Det er ideelt dersom verneombudene innen fiskeri og skipsfart kan reise sammen med sine HR-avdelinger i rederienes delegasjon til konferansen.